日本の食品輸出EXPOの攻略法 (2) 商談アポ の取得状況

日本の食品輸出EXPO 商談アポ

この記事は約 6 分で読めます。

展示会の40日前、9月3日から商談予約が入り始めました。
実は、正直、あまり期待していなかった、というのがホンネです。
しかし、初日からぼちぼち入り始めて、2週間でかなりの件数に。
既存の取引先とのアポを調整している最中に、どんどん枠が埋まっていくとは想定していませんでした。
しかし、問題は、そう、 商談アポ の内容
その選別の勘どころをご案内します。


商談アポ の予約は、1か月前から受付開始

本来なら、展示会の準備から遡って、ご説明するところです。
しかし、9月4日から、主催者による商談予約システムが稼働し始めて、登録したメールに予約が入り始めました。

3日間、10時半~17時半まで、1時間枠で商談予約が入ってきます。
(合計20枠/社)
今回は、5社共同出展で、それぞれ1社につき1テーブル・椅子4脚を割り当てています。
そこに、英語・中国語の通訳が同席する、そんなやり方です。

既に、8月には、懇意にしている取引先(海外バイヤ)には、PDFカタログを送り、予約を受け付ける旨をお知らせしています。
その取引先からも商談予約が入ってきました。

また、主催社側からは、約1100社の海外バイヤのリストが開示されています。
もちろん、そこには詳細な情報は含まれていません。

どんな海外バイヤから商談予約が来たのかは、パソコンの管理画面から確認することができます。
商談の予約が来て、時間と通訳の枠が空いていれば、承諾し、商談アポ成立、ということになります。

ちなみに、開始1週間(9/10まで)で、私たちのブースに27件の海外バイヤからの商談アポが成立しました。
2週間(9/17まで)で、件数は46件になりました。


商談相手をどう決める?

商談予約の依頼を送ってきた海外バイヤのデータは、以下のようなものです。
(主要なもののみピックアップ)

海外バイヤのデータ内容
  • 会社名
  • 役職・氏名
  • 業種
  • 日本食品の取扱い状況
  • 売上高
  • ターゲット顧客層
  • 取引形態:直接、間接
  • 商社同席の可否
  • 使用言語


この2週間近くで、インバウンドも多いアジア各国の海外バイヤはもちろんですが、アメリカ、ヨーロッパ各国、中東、アフリカなどの商談依頼が寄せられてきました。

当初、この商談予約システムの使い方がよくわからず、試行錯誤していました。
そのうち、勘どころが分かってきました。


商談予約の勘どころ

まず、前向きな海外バイヤは、メッセージをきちんと書いてきています。
こちらからのメッセージ(すべて英語)に対して、短く、的確な回答が返ってきます。

役職も、CEO、President(代表取締役)、Managing director(常務)、Director(役員)、General manager(部長)など経営幹部が多い。
各社の商談にかける意気込みが感じられます。

商談にあたって、サンプルや資料提示を求めてくるところもあります。
全体の半分くらいですが、それだけ商談成立を期待して来日している可能性があります。

商談で提示を求められたものの例
  • サンプル
  • 商品説明(製造仕様書)
  • 衛生証明書
  • 原産地証明書
  • 放射能検査証明書
  • ISO、JASなどの認証証明書
  • HACCP認定工場証明書(水産物・肉類)
  • ハラル認証


もちろん、資料提示は、想定の範囲内です。
展示会までにできるだけ揃えれば、それでOK。
仮に、一部、間に合わなくても後でメール送付すれば、問題なし。

商談を可否のポイントとしては、以下の2点でしょうか。

商談可否のポイント
  1. 直接取引オンリーを希望: 残念ですが、お断りします。

    大手企業とは異なり、私たち中小メーカーにとっては、間接取引(商社を介しての取引)の方が安全かつ安心です。

    例えば、クレーム対応のケース。
    仮に海外バイヤの手元に商品が届いても、輸送中に取扱いに問題があり品質が劣化してしまったという場合、契約書に基づいて協議しなければなりません。
    契約書も、事前に英文のものを交わしておく必要があるでしょう。
    商社のような輸出を専門としている会社を通せば、そのようなときに対応してもらえます。

    また、決済について。
    国内の商社を通せば、国内取引・円決済で済ませることができます。

  2. 直接取引を希望しているが、商社同席も可能: 商社を介した間接取引を前提として商談に応じます。

    今回の商談では、国内商社に支援していただくことになりました。
    その商社を通して、間接取引することを前提としています。

    もちろん、海外バイヤによっては、日本国内に指定商社がある場合もあります。
    こちら側でも、共同出展社でも、国によって既に海外取引を行っている会社もあり、その場合、商社が決まっていることもあります。
    いずれにしろ、商社同席の上、その場で価格を提示できれば、取引の意思決定は早くなります。


いずれにしろ、直接取引だけは、絶対に行いません。


通訳が足りない!

商談予約がどんどん埋まってきたため、テーブルよりも通訳が足りなくなりました。
今回は、英語なら私(簡単な通訳だけですが)と私の友人(TOEIC満点!)が担当し、中国語は別の友人に紹介してもらう予定です。
ところが、この3人態勢でも足りません。
英語通訳を増やすことにしました。

商談では専門的な通訳が必要になるじゃないか?と疑問に思われる方もいらっしゃるでしょう。
今回は、商談が煮詰まってきた段階で、「セールス・ポリシー」というツールを導入します。
この内容については、以下をご参考ください。

植草
「セールス・ポリシー」のひな型は、ダウンロードしてご利用いただけます(無料)
資料ダウンロード「商談での交渉ツール セールス・ポリシー」

この「セールス・ポリシー」を提示しつつ、なるべく有利に商談を成立させることを狙っていきます。
つまり、あれこれと議論に時間を掛けるのではなく、ある程度の範囲で商談を成立させるのです。
そのポイントについては、事前に、日本人である出展者の担当者(通常は社長)にお伝えしておきます。
通訳の方に、商談の知識が無くても、担当者の手元に英文パンフレットと「セールス・ポリシー」があれば、何とかできる、ようにするのです。


国内商社の協力が必要!

商談予約を希望された海外バイヤによっては、その国の商社を探さねばならないこともあります。
あまり時間がありませんが、残りの時間を掛けて、事前に協力商社を探索する予定です。

海外バイヤと対面してから国内商社を探して、取引の準備を始めると、来年まで持ち越すリスクが高くなります。
そのため、できるだけの準備を整えて商談に臨む、というわけです。

つまり、商談は、商談予約の依頼が入った瞬間から、もう既に始まっている、と考えた方が良いと思います。

次回は、「商談に向けてどう準備したか?」についてご報告いたします。


ライター: 植草 啓和(JBマーケット)
https://jbmarket.jp

植草
シリーズ:海外販路開拓マニュアル

海外バイヤ との 商談会 (1) 商談 の進め方マニュアル

2018.06.11


植草
海外展示会の効果的な使い方とは!

海外展示会 、 商談会 の効果的な使い方とは? ( 海外バイヤー からの指摘 )

2018.04.30

新しい記事をメールでお知らせします