日本の食品輸出EXPOの攻略法 (2) 商談アポの取得状況

展示会の40日前、9月3日から商談予約が入り始めました。
実のところ、当初はあまり期待していなかった、というのがホンネです。
しかし、初日からぼちぼち入り始めて、２週間でかなりの件数に。
既存の取引先とのアポを調整している最中に、どんどん枠が埋まっていくとは想定していませんでした。
しかし、問題は、そう、 商談アポの内容！
その選別の勘どころをご案内します。

商談アポの予約は、１か月前から受付開始

本来なら、展示会の準備から遡って、ご説明するところです。
しかし、9月4日から、主催者による商談予約システムが稼働し始めて、登録したメールに予約が入り始めました。

３日間、10時半～17時半まで、１時間枠で商談予約が入ってきます。
（合計20枠/社）
今回は、５社共同出展で、それぞれ１社につき１テーブル・椅子４脚を割り当てています。
そこに、英語・中国語の通訳が同席する、そんなやり方です。
通訳の詳細については、また別途、ご案内しましょう。

8月には、既に、懇意にしている取引先（海外バイヤ）にPDFカタログを送り、予約を受け付ける旨をお知らせしています。
その取引先からも、少しずつ商談予約がメールで返ってきました。

展示会の出展社用管理画面からは、海外バイヤから受け付けた商談予約を確認することができます。（ビジネスマッチングシステム）
海外バイヤから商談予約のリクエストが来ると、お知らせメールが届く、という仕組みです。
商談の予約が来て、時間と通訳の枠が空いていれば、こちらから承諾入力することで「商談アポ成立」という段取りです。

ちなみに、開始１週間（9/10まで）で、私たちのブースに27件の海外バイヤからの商談アポが成立しました。
２週間（9/17まで）で、件数は46件になりました。

商談相手をどう決める？

商談予約の依頼を送ってきた海外バイヤのデータは、以下のようなものです。
（主要なもののみピックアップ）

海外バイヤのデータ内容

国
会社名
役職・氏名
業種
日本食品の取扱い状況
売上高
ターゲット顧客層
取引形態：直接、間接
商社同席の可否
使用言語

この2週間近くで、インバウンドも多いアジア各国の海外バイヤはもちろんですが、アメリカ、ヨーロッパ各国、中東、アフリカなどからも商談の依頼が来ました。

実のところ、初めの数日間は、この商談予約システムの使い方がよくわからず、試行錯誤していました。
そのうち、勘どころが分かってきました。

商談予約の勘どころ

まず、前向きな海外バイヤは、メッセージをきちんと書いてきています。
こちらからのメッセージ（すべて英語）に対して、短く、的確な回答が返ってきます。

役職も、CEO、President(代表取締役）、Managing　director（常務）、Director（役員）、General manager（部長）など経営幹部が多い。
各社の商談にかける意気込みが感じられます。

商談にあたって、サンプルや資料提示を求めてくるところもあります。
全体の半分くらいですが、それだけ商談成立を期待している可能性があります。

商談で提示を求められたものの例

サンプル
商品説明（製造仕様書）
衛生証明書
原産地証明書
放射能検査証明書
ISO、JASなどの認証証明書
HACCP認定工場証明書（水産物・肉類）
ハラル認証

もちろん、資料提示は、想定の範囲内です。
展示会までにできるだけ揃えれば、それでOK。
仮に、一部、間に合わなくても後でメール送付すれば、問題なし。

商談を可否のポイントとしては、以下の２点でしょうか。

商談可否のポイント

直接取引オンリーを希望：　残念ですが、お断りします。
大手企業とは異なり、私たち中小メーカーにとっては、間接取引（商社を介しての取引）の方が安全かつ安心です。

例えば、クレーム対応のケース。
仮に海外バイヤの手元に商品が届いても、輸送中に取扱いに問題があり品質が劣化してしまったという場合、契約書に基づいて協議しなければなりません。
契約書も、事前に英文のものを交わしておく必要があるでしょう。
商社のような輸出を専門としている会社を通せば、そのようなときに対応してもらえます。

また、決済について。
国内の商社を通せば、国内取引・円決済で済ませることができます。
直接取引を希望しているが、商社同席も可能：　商社を介した間接取引を前提として商談に応じます。
今回の商談では、国内商社に支援していただくことになりました。
その商社を通して、間接取引することを前提としています。

もちろん、海外バイヤによっては、日本国内に指定商社がある場合もあります。
こちら側でも、共同出展社でも、国によって既に海外取引を行っている会社もあり、その場合、商社が決まっていることもあります。
いずれにしろ、商社同席の上、その場で価格を提示できれば、取引の意思決定は早くなります。

いずれにしろ、直接取引だけは行わない、という方針で臨みました。

通訳が足りない！

商談予約がどんどん埋まってきたため、テーブルよりも通訳が足りなくなりました。
今回は、英語なら私（簡単な通訳だけですが）と私の友人（TOEICほぼ満点！）が担当し、中国語は別の友人に紹介してもらう予定です。
ところが、この3人態勢でも足りません。
英語通訳を増やすことにしました。

商談では専門的な通訳が必要になるじゃないか？と疑問に思われる方もいらっしゃるでしょう。
今回は、商談が煮詰まってきた段階で、「セールス・ポリシー」というツールを導入します。
この内容については、以下をご参考ください。

「セールス・ポリシー」のひな型は、ダウンロードしてご利用いただけます（無料）
資料ダウンロード「商談での交渉ツール　セールス・ポリシー」

この「セールス・ポリシー」を提示しつつ、なるべく有利に商談を成立させることを狙っていきます。
つまり、あれこれと議論に時間を掛けるのではなく、ある程度の範囲で商談を成立させるのです。
そのポイントについては、事前に、日本人である出展者の担当者（通常は社長）にお伝えしておきます。
通訳の方に、商談の知識が無くても、担当者の手元に英文パンフレットと「セールス・ポリシー」があれば、何とかできる、ようにするのです。