海外バイヤとの商談会 (1) 商談の進め方マニュアル

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海外の展示会や見本市、あるいは国内での商談会などで、初めての海外バイヤとの商談に臨まれる方にとっては、慣れないことの連続でしょう。
例えば、商談会での商談は通常40分～1時間と短期決戦です。
慣れない英語、通訳を介してのやり取り、言いたいことは山ほどあるのだけれど、伝わらない。
もどかしいったら、ありゃしない。
そう思われる方も多いはず。
しかも、短時間の中で、価格やロットだけでなく、さまざまな取引条件にまで話が及びこともあります。
その時間配分、回答いかんによっては、商談そのものも流れてしまう。
実は、商談にも勘どころと仕掛けが必要なんです。
海外バイヤが商談のテーブルに着くには、必ず理由があります。
そして、商品だけでなくあなたにも興味がある。

彼らが知りたいのは、

海外バイヤーが確認したいこと

会社や商品ならではのストーリー
売り手（あなた）の信頼度
そして、取引条件

少なくとも、この３つなのではないでしょうか。

これをいかに的確に示し納得してもらうのかが、商談成否のカギになります。
初回の商談とは言え、プロのバイヤは、第一印象で取引相手としての評価を下してしまいます。
（私たちも大抵、そうじゃありませんか？！）

商談会での進め方

通常は、以下を手渡しておいて商談に臨みます。

会社パンフレット
商品パンフレット
商談シート

前向きな海外バイヤであれば、当然、事前に目を通していることと思います。

時間配分としては、だいたい以下を想定しておいてはいかがでしょう。
商談時間40分であれば、「(1)会社・商品のストーリー」に前半戦20分をかけます。
その間で、互いに挨拶を交わし、バイヤに商品や会社のこだわり、あなたの人となりを知っていただきます。
いったい何が相手に響くのかを、相手の反応（ちょっとした表情や一言など）を見ながら探り、強調したり説明を深めていけばよいでしょう。
しかし、本当のコツは、商品をあらかじめ絞っておくことです。
できればイチ押しが望ましい。
相手が最も関心を持っている商品に集中し、まず取引をまとめます。
（その他の商品は、「事後」関係を深めながら、取扱商品数を広げます。）
例えば、説明途中でも相手から質問や意見を受けたりすることがあります。
すると、前半20分はあっと言う間に過ぎてしまいます。

ポイントは、後半戦20分をどう使うかです。
質疑応答だから、相手の知りたいことに答えていけば良いじゃないか！と思われるかもしれません。
そのための商談シートを使えばいいじゃないか！と仰るあなた、その通りです。
この質疑応答で、いかに「(2)信頼度」と「(3)取引条件」を納得していただくか。
一般的な商談シートだけでは、前向きなバイヤに納得してもらうには不十分な場合があります。

例えば、バイヤの立場に立ってみると、この特別な「商談」という時間を共有しながら、「自分にとっての特別なメリット」を探しています。
日本流に言えば「手土産」です。
スーベニアならもちろん用意しているよ！と、思い浮かべることでしょう。
しかし、海外バイヤも商売人、品物への感謝はほぼ一瞬のこと。
やはり、「商売に役立つ情報や好条件」を求めています。

取引は、初回の商談の時から始まっている

「相手が取引に対して前向きだな」と判断したのなら、後半戦では取引条件について切り出してもよいでしょう。
商談シートに記載されていること以上に、具体的な取引条件について触れることができれば、次のステップへの確度が高まります。

実は、１対１での商談で、海外バイヤが確認したいのは、最終的な契約につながる取引条件であり、それを先回りして想定している周到さ（＝信頼度）です。
想像してみてください。

商談がうまく行った暁には、

サンプル品（有償・無償に関わらず）を渡し、
商品の仕様や営業の手法などについて相談し、
ロット・価格以外の貿易条件を決め、
契約を締結し、
取引を開始します。

ところが、膝を交えて商談ができる機会は、あまりありません。
通常は、メールやFAX、あるいは電話・Skypeでのやり取りになってしまいます。
しかし、メール・FAX・電話・Skypeなどでは、相手の表情・感情をつかめません。
だからこそ、初回とは言え、対面の場を大切にしたいものです。
相手を見極め、契約の条件をできるだけ煮詰めていく。

もちろん、最終的な取引には、日本側の商社に仲介してもらう場合や、海外バイヤが使っている商社を経由する場合もあるでしょう。
その場合でも、商談は、取引相手同士のお見合いです。
短時間の中で、できるだけ相手の気持ちを握り、互いの信頼度を高めていきましょう。
仲人や仲介を誰がするのか、という手続き上の問題とはレベルが異なり、当事者同士にとって、人としての関係は、より重要なことなのです。